Щоб не утримувати найманого працівника на підприємстві, можна перевести їх на віддалену роботу, що значно зменшить витрати ФОП. До таких фахівців можна віднести: юриста, дизайнера та інших працівників. Правильно оформлені відносини із співробітником на віддаленні — запорука подальшого успішного контролю з боку підприємця.
Як залучити до роботи фрілансера
Фрілансер – вільний працівник. Він може виконувати як разову роботу, так і бути прийнятим на тимчасовій чи постійній основі. Укладати з ним трудовий договір підприємцю не потрібно. Це прописано в спеціальний лист Міністерства праці.
Для правильної трудової взаємодії з такою категорією співробітників фізична особа підприємець повинен знати низку правил:
- взаємини із співробітником-фрилансером оформляються виключно через договір цивільно-правового характеру (використання трудового договору заборонено);
- стосовно цієї категорії працівників не застосовуються правила ВТР (у нього немає чітких графіків та іншого), але його можна задіяти відразу за кількома напрямками в рамках одного підприємства/бізнесу;
- якщо немає чіткого оформлення цілей та завдань таких трудових взаємин, фрілансер може зробити завдання на власний розсуд або перенести термін здачі роботи.
Із найманим працівником підприємець підписує не менше трьох документів:
- Договір цивільно-правового характеру.
- Технічне завдання.
- Акт виконаних робіт.
Буває, що фрілансер виконує одразу кілька різних завдань. У такому разі роботодавцю буде необхідно по кожному проекту прописати окремі технічні завдання та акти приймання-здавання (зробленої роботи).
Як укладати договір цивільно-правового характеру
Договір надання послуг, який має бути складений на початок виконання робіт, потрібно оформити письмово. Якщо обидві сторони (співробітник та підприємець) виявлять бажання, його можна запевнити у нотаріуса. Це прописано у статті 209 Цивільного кодексу України.
На що звернути увагу роботодавцю:
- у договорі має бути зазначено, що працівник є незалежним підрядником, а не штатним працівником фірми;
- мають бути чітко зазначені терміни виконання робіт, враховуючи певний результат надання послуг, якщо сама робота виконується тривалий час;
- у договорі вказується його предмет - це може бути певна послуга чи робота;
- у договорі потрібно обов'язково прописати, чи є перехід на право власності до замовника (це може бути, наприклад, замовлення на авторський текст або комп'ютерну програму);
- у технічному завданні потрібно все детально записати: термін виконання, як і яким чином буде виконано роботу. Особливо це стосується завдань для IT-фахівців, де багато різних нюансів. І для того, щоб потім підприємець міг вимагати виправлення неточностей та вказується детальний опис вимог до виконавця;
- у паперовому чи електронному вигляді потрібно прописати, як і коли буде здійснено передачу готової роботи чи послуги;
- важливим буде факт розгляду претензій чи суперечок, при цьому визначають місце їх вирішення;
- потрібно визначити розмір оплати виконавцю, де і коли вона здійснюватиметься, у разі оплати частинами – скласти план нарахувань;
- коли відбувається прийом виконаного замовлення, відбувається перевірка акта, де перераховуються всі послуги, виконані найманим працівником та прийняті роботодавцем.
Зазвичай, договори укладаються з фрілансерами на відстані, у зв'язку з цим використовується електронна передача всіх необхідних паперів, що дозволить скоротити час для передачі документів.
Як підприємцю сплачувати податки
Зазвичай роботодавець — це податковий агент виконавця, який не зареєстрований як фізична особа підприємець. Тому замовник має сплачувати податки із виплат працівникові. А це — вісімнадцять відсотків податку на доходи фізичних осіб та півтора відсотки військового збору за цивільно-правовим договором. Сума виплат - це загальний оподатковуваний дохід за місяць фізичної особи-фрілансера. Це прописано у пп. 164.2.2 національного кодексу України .
Існує форма податкового звіту №1ДФ із ознакою доходу “102”. Там і зазначається ця виплата.
Також потрібно зазначити скільки осіб надавали послуги з цивільно-правового договору у трьох звітних місяцях (поквартально).
Як платити ЄСВ . З виплат за цивільно-правовим договором утримується 22% єдиного соціального внеску. Цей внесок підприємець сплачує сам і відображає у звіті за єдиними соціальними внесками за той час, коли він був нарахований.
У разі коли проплату за роботу було нараховано, але не отримано, підприємець сплачує єдиний соціальний внесок не пізніше двадцятого числа, наступного місяця після нарахування.
Єдиний соціальний внесок має бути сплачено роботодавцем при кожній виплаті виконавцю.
Якщо фрілансера — фізична особа підприємець
Якщо фрілансера зареєстровано як ФОП, він повинен сам обкладати свої доходи. Тому, якщо підприємець сплачує йому певну суму, на неї не потрібно нічого нараховувати та сплачувати якісь внески. При цьому не має значення, яка у них система оподаткування.
Проте, роботодавець зобов'язаний у звіті 1ДФ з ознакою доходу “157”, прописати суму нарахування і оплату за виконану послугу.
Буває, що підприємець платить за роботу юридичній особі-аутсорсеру, у цьому випадку податки також не утримуються і у звітах нічого не відображається.
Робота штатного співробітника на віддаленні
Зазвичай, дистанційні співробітники це дизайнери, програмісти. оператори колл-центру та інші. Таким працівникам не потрібне певне місце роботи або дотримання графіка, для них достатнім буде доступ до інтернету та ноутбука.
Тому для таких працівників, як логіст або менеджер, який працює з клієнтами, віддалена робота не підійде.
Буває, що віддалену роботу співробітників викликано вимушено, як, наприклад, при пандемії COVID-19. Це зазначено у статті 60 Кодексу законів про працю.
Як перевести співробітника з офісної роботи на віддалення
Підприємець повинен знати, що для переведення працівника на віддалену роботу він повинен попередити його за два місяці. Адже змінюються його умови праці, конкретніше можна переглянути у статті 32 кодексу законів про працю.
Буває, що працівник сам хоче працювати віддалено. У цьому випадку можна перевести його відразу ж.
Для переоформлення на віддалену роботу потрібні такі документи:
- заяву про переведення, де працівник зазначає адресу робочого місця на період віддаленої роботи;
- наказ про переведення працівника на віддалену роботу від роботодавця.
Хто такі надомники
Надомник - це співробітник, який виконує певну роботу вдома (із укладенням трудового договору) та використовує особисті засоби праці або матеріали з використанням засобів праці підприємства. Це зазначено у пункті 1 розділу 1 Положення про умови праці надомників.
Поки що така праця законодавчо не відрегульована. А у статті 179 Кодексу законів про працю йдеться лише про осіб, які здійснюють догляд дітей до трьох років. Можна почитати Рекомендацію №184 . Там йдеться про умови праці для надомників.
Як прийняти на роботу надомників
Якщо порівнювати надомників та співробітників, які працюють з дому не на постійній основі, це різні категорії працівників. Для надомної роботи характерні такі особливості:
- робота виконується над офісі, а особистому чи будь-якому іншому приміщенні співробітника;
- проводитись оплата за виконану роботу;
- робота не залежить від того, чиї використовуються матеріали та інші предмети та виконується із суворими вказівками замовника.
При прийомі працювати надомника, він пише заяву. У ньому вказується адреса, де здійснюватиметься виконання доручення та строки його виконання.
Як підписувати трудовий договір з надомником та видавати указ про прийом
Використовуючи специфіку роботи вдома, підприємець має прописати у трудовому договорі такі нюанси:
- Місце виконання робіт для працівника.
- Назва, опис замовлення. Визначення норм виробітку.
- Використання актів приймання-передачі при здійсненні повернення або передачі матеріалів та інших предметів для здійснення замовлення.
- Перерахування всіх інструментів, які будуть використані в роботі з метою відшкодування витрат працівника під час виконання завдання.
- Як здійснюватиметься звіт про виконану роботу.
- Які терміни виконання і як проходитиме прийом-передача готового завдання.
- За яких умов буде проходити оплата за виконану роботу.
Залежно від специфіки роботи оплата може бути відрядною або за кількістю витраченого часу працівником при виконанні цього доручення. Якщо є норми виробітку, а співробітник робить певні товари, вибирають відрядну оплату праці.
Оплата в залежності від витраченого часу підійде працівникам кол-центрів.
Для дизайнера краще вибрати оплату за весь обсяг виконаних робіт, а для IT-фахівця – фіксований оклад.
Виплати надомному співробітнику здійснюють не більше одного разу на місяць.
Коли роботодавець видає указ про прийом на роботу, він під час укладання термінового договору дублює всю необхідну інформацію, при цьому використовує Класифікатор ДК 003:2010 та вказує терміни виконання робіт. За безстрокового договору терміни виконання не вказуються.
Також для того, щоб швидше та зручніше знаходити різні проекти, підприємець веде внутрішній реєстр, де записує всі завдання, терміни їх виконання, а також розраховує оплату найманих працівників.
Місце роботи для надомника
Роботодавець повинен створити для надомника всі необхідні умови для виконання завдання. Це передбачає пункт 3 частини 1 статті 29 Кодексу законів про працю. А робоче місце визначається заздалегідь.
Якщо для виконання завдання надомником використовується квартира, необхідно, щоб вона відповідала певним житлово-побутовим умовам. Це передбачено пунктом 9 Положення №275.
Підприємцем оглядається житло та умови для роботи надомного працівника та складається акт. Якщо виконання завдання вестиметься співробітником на підприємстві, огляд проводять представники від трудового колективу, а також до огляду залучається пожежний та санітарний нагляд.
Роботодавець обов'язково повідомляє податкову службу через кабінет платника про прийнятого на роботу надомного працівника, навіть за умови віддаленої співпраці.
ФОП має сплачувати податок із доходів працівника лише за місцем своєї реєстрації. При цьому не має значення, де виконує свою роботу найманий працівник.
