Для того, чтобы не удерживать наемного работника на предприятии, можно перевести их на удаленную работу, что значительно уменьшит затраты ФЛП. К таким специалистам можно отнести: юриста, дизайнера и других работников. Правильно оформленные отношения с сотрудником на удаленке — залог дальнейшего успешного контроля со стороны предпринимателя.
Как привлечь к работе фрилансера
Фрилансер — свободный работник. Он может выполнять как разовую работу, так и быть принятым на временной или постоянной основе. Заключать с ним трудовой договор предпринимателю не нужно. Это прописано в специальном письме Министерства труда.
Для правильного трудового взаимодействия с такой категорией сотрудников физическое лицо предприниматель должен знать ряд правил:
- взаимоотношения с сотрудником-фрилансером оформляются исключительно через договор гражданско-правового характера (использование трудового договора запрещено);
- по отношению к этой категории сотрудников не применяются правила ВТР (у него нет четких графиков и прочего), но его можно задействовать сразу по нескольким направлениям в рамках одного предприятия/бизнеса;
- если нет четкого оформления целей и задач таких трудовых взаимоотношений, фрилансер может сделать задание по своему усмотрению или перенести срок сдачи работы.
С наемным работником предприниматель подписывает не менее трех документов:
- Договор гражданско-правового характера.
- Техническое задание.
- Акт выполненных работ.
Бывает, что фрилансер выполняет сразу несколько разных заданий. В таком случае, работодателю будет необходимо по каждому проекту прописать отдельные технические задания и акты приема-сдачи (сделанной работы).
Как заключать договор гражданско-правового характера
Договор оказания услуг, который должен быть составлен до начала выполнения работ, нужно оформить письменно. Если обе стороны (сотрудник и предприниматель) изъявят желание, его можно заверить у нотариуса. Это прописано в статье 209 Гражданского кодекса Украины.
На что обратить внимание работодателю:
- в договоре должно быть указано, что работник является независимым подрядчиком, а не штатным работником фирмы;
- должны быть четко указаны сроки выполнения работ, учитывая определенный результат оказания услуг, если сама работа выполняется долгое время;
- в договоре указывается его предмет — это может быть определенная услуга или работа;
- в договоре нужно обязательно прописать есть ли переход на право собственности к заказчику (это может быть, например, заказ на авторский текст или компьютерную программу;
- в техническом задании нужно все детально записать: сроки исполнения, как и каким образом будет выполнена работа. Особенно, это касается заданий для IT-специалистов, где много разных нюансов. И для того, чтобы потом предприниматель мог потребовать исправления неточностей и указывается детальное описание требований к исполнителю;
- в бумажном или электронном виде нужно прописать, как и когда будет осуществлена передача готовой работы или услуги;
- важным будет и факт рассмотрения претензий или споров, для этого определяют место их разрешения;
- нужно определить размер оплаты исполнителю, где и когда она будет осуществляться, в случае оплаты частями — составить план начислений;
- когда происходит прием выполненного заказа, происходит проверка акта, где перечисляются все услуги, выполненные наемным работником и принятые работодателем.
Обычно, договора заключаются с фрилансерами на расстоянии, в связи с этим, используется электронная передача всех необходимых бумаг, что даст возможность сократить время для передачи документов.
Как предпринимателю платить налоги
Обычно, работодатель — это налоговый агент исполнителя, не зарегистрированного как физическое лицо предприниматель. Поэтому заказчик должен платить налоги с выплат работнику. А это — восемнадцать процентов налога на доходы физических лиц и полтора процента военного сбора по гражданско-правовому договору. Сумма выплат — это общий облагаемый налогом доход за месяц физического лица-фрилансера. Это прописано в пп. 164.2.2 национального кодекса Украины.
Существует форма налогового отчета №1ДФ с признаком дохода “102”. Там и указывается эта выплата.
Также нужно указать сколько человек предоставляли услуги по гражданско-правовому договору в трех отчетных месяцах (поквартально).
Как платить ЕСВ. С выплат по гражданско-правовому договору удерживается 22% единого социального взноса. Этот взнос предприниматель платит сам и отражает в отчете по единым социальным взносам за то время, когда он был начислен.
В случае, когда проплата за работу была начислена, но не получена, предприниматель платит единый социальный взнос не позже двадцатого числа, следующего месяца после начисления.
Единый социальный взнос должен быть оплачен работодателем при каждой выплате исполнителю.
Если фрилансер — физическое лицо предприниматель
Если фрилансер зарегистрирован как ФЛП, он должен сам облагать свои доходы. Поэтому, если предприниматель платит ему определенную сумму, на нее не нужно ничего начислять и платить какие-то взносы. При этом, не имеет значения, какая у них система налогообложения.
Но, работодатель обязан в отчете 1ДФ с признаком дохода “157”, прописать сумму начисления и свою оплату за выполненную услугу.
Бывает, что предприниматель платит за работу юридическому лицу-аутсорсеру, в этом случае, налоги также не удерживаются и в отчетах ничего не отображается.
Работа штатного сотрудника на удаленке
Обычно, дистанционные сотрудники — это дизайнеры, программисты. операторы колл-центра и другие. Таким работникам не требуется определенное место работы или соблюдение графика, для них достаточным будет доступ в интернет и ноутбук.
Поэтому, для таких работников, как логист или менеджер, который работает с клиентами, удаленная работа не подойдет.
Бывает, что удаленная работа сотрудников вызвана вынужденно, как, например, при пандемии COVID-19. Это прописано в статье 60 Кодекса законов о труде.
Как перевести сотрудника с офисной работы на удаленку
Предприниматель должен знать, что для перевода работника на удаленную работу, он должен предупредить его за два месяца. Ведь изменяются его условия труда, конкретнее можно посмотреть в статье 32 кодекса законов о труде.
Бывает, что сотрудник сам хочет работать удаленно. В этом случае, можно перевести его сразу же.
Для переоформления на удаленную работу нужны такие документы:
- заявление о переводе, где работник указывает адрес рабочего места на период удаленной работы;
- приказ о переводе сотрудника на удаленную работу от работодателя.
Кто такие надомники
Надомник — это сотрудник, который выполняет определенную работу на дому (с заключением трудового договора) и использует личные средства труда или материалы с использованием средств труда предприятия. Это прописано в пункте 1 раздела 1 Положения об условиях труда надомников.
Пока что такой труд законодательно не отрегулирован. А в статье 179 Кодекса законов о труде говориться только о лицах, которые осуществляют уход за детьми до трех лет. Можно почитать Рекомендацию №184. Там речь идет об условиях труда для надомников.
Как принять на работу надомников
Если сравнивать надомников и сотрудников, работающих из дома не на постоянной основе — это разные категории работников. Для надомной работы характерны такие особенности:
- работа выполняется не в офисе, а в личном или в любом другом помещении сотрудника;
- проводиться оплата за выполненную работу;
- работа не зависит от того, чьи используются материалы и другие предметы и исполняется со строгими указаниями заказчика.
При приеме на работу надомника, он пишет заявление. В нем указывается адрес, где будет осуществляться выполнение поручения и сроки его выполнения.
Как подписывать трудовой договор с надомником и издавать указ о приеме
Используя специфику работы на дому, предприниматель должен прописать в трудовом договоре такие нюансы:
- Место выполнения работ для работника.
- Название, описание заказа. Определение норм выработки.
- Использование актов приема-передачи, при осуществлении возврата или передачи материалов и других предметов для осуществления заказа.
- Перечисление всех инструментов, которые будут использованы в работе, с целью возмещения затрат сотрудника при выполнении задания.
- Как будет осуществляться отчет о проделанной работе.
- Какие сроки выполнения и как как будет проходить прием-передача готового задания.
- При каких условиях будет проходить оплата за выполненную работу.
В зависимости от специфики работы, оплата может быть сдельной или по количеству затраченного времени сотрудником при выполнении данного поручения. Если есть нормы выработки, а сотрудник делает определенные товары, выбирают сдельную оплату труда.
Оплата в зависимости от затраченного времени подойдет работникам колл-центров.
Для дизайнера лучше выбрать оплату за весь объем выполненной работ, а для IT-специалиста — фиксированный оклад.
Выплаты надомному сотруднику осуществляют не больше одного раза в месяц.
Когда работодатель издает указ о приеме на работу, он при заключении срочного договора, дублирует всю необходимую информацию, при этом использует Классификатор ДК 003:2010 и указывает сроки исполнения работ. При бессрочном договоре сроки исполнения не указываются.
Также, для того, чтобы быстрее и удобней находить разные проекты, предприниматель ведет внутренний реестр, где записывает все задания, сроки их исполнения, а также рассчитывает оплату наемных работников.
Место работы для надомника
Работодатель должен создать для надомника все необходимые условия для выполнения задания. Это предусматривает пункт 3 части 1 статьи 29 Кодекса законов о Труде. А рабочее место определяется заранее.
Если для исполнения задания надомником используется квартира, необходимо, чтобы она соответствовала определенным жилищно-бытовым условиям. Это предусмотрено пунктом 9 Положения № 275.
Предпринимателем осматривается жилье и условия для работы надомного работника и составляется акт. Если выполнение задания будет вестись сотрудником на предприятии, осмотр проводят представители от трудового коллектива, а также к осмотру привлекается пожарный и санитарный надзор.
Работодатель в обязательном порядке уведомляет налоговую службу через кабинет плательщика о принятом на работу надомном работнике, даже при условии удаленного сотрудничества.
ФЛП должен платить налог с доходов работника только по месту своей регистрации. При этом не важно, где выполняет свою работу наемный работник.
