Аутсорс: що це таке і які надає переваги для бізнесу

2023-10-11 13:11
257
Ця стаття на мовах: UA / RU

Зміст

Аутсорс — це один з найпопулярніших інструментів менеджменту, який дозволяє компаніям передавати частину своїх функцій або завдань стороннім виконавцям. Таким чином, підприємство може зосередитися на своїй основній діяльності, покращити якість своїх товарів або послуг, а також заощадити час і гроші. Аутсорсинг широко застосовується у різних сферах бізнесу, серед яких: IT, маркетинг, логістика, юридичне обслуговування та інші.

Але що таке аутсорс насправді? Як він працює? Які переваги та недоліки має цей метод управління? Чим він відрізняється від інших форм співпраці з партнерами? У цій статті ми спробуємо дати вичерпну відповідь на ці та інші питання, а також розглянемо приклади успішного застосування інструменту у реальних умовах.

Аутсорс: що це таке і як визначити його види

Аутсорсинг — це процес передачі деяких функцій або завдань свого бізнесу стороннім виконавцям, які спеціалізуються на цих сферах. Таким чином, компанія може зосередитися на своїй основній діяльності, покращити якість власних продуктів або послуг, а також знизити витрати та ризики. Інструмент дозволяє отримати доступ до кваліфікованих фахівців, сучасних технологій та інноваційних рішень.

Аутсорсинг можна класифікувати за різними критеріями, такими як:

  1. Регіон — цим критерієм він поділяється на три види: локальний (коли виконавець знаходиться в тому ж регіоні, що і замовник), національний (коли виконавець знаходиться в тому ж країні, що і замовник) та міжнародний (коли виконавець знаходиться в іншій країні, ніж замовник). 

Міжнародний аутсорсинг найчастіше використовується для зниження вартості праці, податків та інших витрат.

  1. Функції — за цим критерієм він поділяється на два види: вертикальний (коли виконавець надає послуги, пов’язані з певною галуззю або сектором ринку: IT, фармацевтика, фінанси тощо) та горизонтальний (коли виконавець надає послуги, пов’язані з певною функцією або процесом, який може бути застосований до будь-якої галузі або сектору ринку, наприклад, бухгалтерія, маркетинг, логістика тощо).
  2. Обсяг — за цим критерієм він поділяється на два види: повний (коли виконавець бере на себе всю відповідальність за певну функцію або процес) та частковий (коли виконавець бере на себе тільки частину відповідальності за певну функцію або процес).

Приведемо типові прикладами аутсорсингу:

  1. Розробка ПЗ — багато компаній покладаються на сторонніх розробників з ціллю створення програмного забезпечення для своїх продуктів або послуг. Це дозволяє зекономити час і гроші, а також отримати доступ до новiтнiх технологiй i експертів в сфері. 

Наприклад, компанія Microsoft використовує аутсорсинг для розробки деяких частин своєї операцiйної системи Windows.

  1. Бухгалтерiя — багато компаній покладаються на стороннiх бухгалтерів для ведення свого облiку, податкової звiтностi, платежiв i iнших фiнансових операцiй. Це дозволяє зменшити помилки, ризики i витрати, а також покращити контроль i прозорiсть. 

Наприклад, компанія Coca-Cola використовує аутсорсинг для взаємодії зі своїми партнерами і клієнтами більш ніж у 100 країнах.

  1. Логiстика — багато компаній покладаються на стороннiх логістичних операторів для органiзацiї свого транспортування, складування, доставки i розподiлу товарiв. Це дозволяє збільшити швидкість, якість i надійність, а також знизити витрати i ризики. 

Наприклад, компанiя Nike використовує аутсорсинг для управління своїм глобальним ланцюгом постачання.

Аутсорсинг — це ефективний спосіб оптимізації бізнес-процесів, який має свої переваги та недоліки. Для його успішного застосування потрібно враховувати ряд факторів, серед яких: вибір надійного партнера, укладення чіткого договору, контроль якості та комунікація. Інструмент може допомогти компаніям покращити свою конкурентоспроможність, інноваційність та прибутковість.

Аутсорс: переваги для бiзнесу

Аутсорсинг має багато переваг для бізнесу, які можна узагальнити в наступних пунктах:

  1. Економія коштів на оплатi працi, податках, орендi та iншому — інструмент дозволяє зменшити витрати на штатних працівників, яким потрібно забезпечувати зарплату, соціальні внески, податки, страхування, навчання, обладнання робочих місць тощо. Також він надає можливість економити на оренді офісу, комунальних послугах, логістиці та інших витратах, пов’язаних з веденням бізнесу. 

За останньою статистикою, близько 59% компаній, які використовують аутсорсинг, роблять це, в тому числі, для зниження витрат.

  1. Пiдвищення ефективностi основної дiяльностi та якостi послуг — інструмент дозволяє компаніям зосередитися на своїй ключовій компетенції та стратегічних цілях, не відволікаючись на рутинні та непрофільні завдання. Також він надає можливість покращити якість послуг, які надаються клієнтам, завдяки використанню сучасних технологій та стандартів якості.

За даними актуальних досліджень, близько 47% компаній, які використовують аутсорсинг, роблять це, в тому числі, і для покращення власної продуктивності та ефективності.

  1. Залучення кваліфікованих фахівців з необхідним рівнем досвіду та компетенції — інструмент дозволяє компаніям отримати доступ до висококласних спеціалістів, які мають серйозну експертність в певній сфері та можуть запропонувати краще рішення для конкретної задачі. Також він дозволяє компаніям бути в курсі останніх трендів та інновацій у своїй галузі. 

За даними останніх опитувань, близько 37% компаній, які використовують аутсорсинг, роблять це, в тому числі, і для отримання доступу до кваліфікованих робочих рук.

  1. Зниження ризикiв, пов’язаних з веденням бізнесу — інструмент дозволяє компаніям передати частину своїх ризиків сторонньому виконавцю, який несе власну відповідальність за результати своєї роботи. Також він дозволяє компаніям бути більш гнучкими та адаптивними до змін у ринкових умовах, змінюючи обсяг та види послуг, які вони отримують від сторонніх виконавців. 

Статистика говорить про те, що 29% компаній, які використовують аутсорсинг, роблять це (в тому числі) для зменшення ризиків.

Залучення сторонніх виконавців — це вигідний спосіб оптимізації бізнесу, який має багато переваг для компаній, які хочуть зекономити кошти, покращити якість своїх послуг, залучити кваліфікованих фахівців та знизити ризики. інструмент допомагає компаніям стати більш конкурентоспроможними та інноваційними на ринку.

Аутсорс: недоліки та можливі проблеми

Аутсорсинг, хоч і має багато переваг для бізнесу, також несе в собі деякі недоліки та можливі проблеми, які потрібно враховувати при виборі цього способу оптимізації бізнес-процесів. До них належать:

  1. Втрата контролю над частиною бізнес-процесів та інформації — інструмент передбачає передачу певних функцій або завдань сторонньому виконавцю, який може мати свою власну візію, методи та стандарти роботи. Це може призвести до невідповідності очікувань замовника і результатів виконавця, а також до втрати контролю над якістю, термінами, ресурсами та інформацією, яка передається сторонньому виконавцю.

За останньою статистикою, 28% компаній, які використовують аутсорсинг, зазнали проблем з управлінням проектами та контрактами.

  1. Залежність від якості роботи та дотримання термінів партнером — інструмент збільшує ризик отримання низької якості роботи або несвоєчасної доставки послуг від партнера, який може мати свої проблеми, помилки, затримки або конфлікти. Це може негативно позначитися на репутації, конкурентоспроможності та прибутковості замовника, а також на задоволеності його клієнтів. 

За даними актуальних досліджень, 25% компаній, які використовують аутсорсинг, стикалися з проблемами з якістю послуг та невиконанням очікуваного.

  1. Порушення правил конфіденційності та захисту даних — інструмент передбачає передачу частини своїх даних та інформації сторонньому виконавцю, який може не мати достатнього рівня безпеки, професіоналізму або етики для їх збереження та захисту. Це може призвести до витоку, крадіжки, зловживання або втрати даних, що можуть мати цінну, конфіденційну або законодавчу значимість для замовника.

За даними останніх опитувань, 23% компаній, які використовують аутсорсинг, зазнали порушень безпеки даних.

  1. Конфлікти інтересів між замовником і виконавцем — інструмент може призвести до виникнення конфліктів інтересів між замовником і виконавцем, які можуть мати різні цілі, очікування, вимоги, стандарти та культури. Це може призвести до непорозумінь, незадоволення, суперечок або судових спорів, які можуть погіршити взаємодію та співпрацю між сторонами.

Статистика говорить про те, що 21% компаній, які використовують аутсорсинг, стикалися з цільовими, культурними, та комунікаційними проблемами та бар’єрами.

Загалом, це ризикований спосіб оптимізації бізнесу, який має свої недоліки та можливі проблеми, які потребують уважності та обережності при виборі цього варіанту співпраці. Для запобігання або мінімізації негативних наслідків співпраці потрібно дбайливо вибирати надійного партнера, укладати чіткий договір, контролювати якість та комунікацію. 

Аутсорс і аутстаф: різниця

Аутсорсинг і аутстафінг — це два способи залучення сторонніх ресурсів для виконання певних завдань або функцій в бізнесі. Обидва методи мають свої переваги та недоліки, а також свої особливості та відмінності. У цьому підзаголовку ми розглянемо, що таке аутстафінг та як він відрізняється від аутсорсингу за різними критеріями.

Аутстафінг — це вид договору, за яким одна компанія (аутстафер) надає іншій компанії (замовнику) своїх співробітників для виконання певних робіт або функцій. При цьому співробітники залишаються на штатному обліку аутстафера, але підпорядковуються замовнику, який керує їх роботою, ставить їм завдання та контролює результати. Замовник платить аутстаферу за надання персоналу, а також сплачує зарплату та податки за співробітниками. Аутстафер несе відповідальність за трудове законодавство, соціальне страхування, медогляди та інші формальності, пов’язані з працевлаштуванням. 

Аутстафер також може надавати спецодяг, обладнання та інші необхідні ресурси для роботи співробітниками.

Порівняльна таблиця аутсорсингу і аутстафінгу за критеріями наведена нижче:

КритерiйАутсорсингАутстафiнг
Предмет договоруНадання послуги з виконання певного завдання або функцiїНадання персоналу для виконання певних робіт або функцiй
Управлiння персоналомЗамовник не керує персоналом пiдрядника, а спiлкується з менеджером проектуЗамовник керує персоналом аутстафера, ставить їм завдання та контролює результати
Оплата працiЗамовник платить пiдряднику за результат наданих послугЗамовник платить аутстаферу за надання персоналу, а також зарплату та податки за спiвробiтниками
Правовий статус спiвробiтникiвСпiвробiтники належать до пiдрядника, який несе за них всi трудовi зобов’язанняСпiвробiтники належать до аутстафера, який несе за них всi трудовi зобов’язання

Аутсорс бухгалтерiя

Наостанок розкриємо популярне на сьогодні направлення аутсорсингу в сфері бухгалтерських послуг. 

Аутсорсинг бухгалтерського обліку — це послуга, яка дозволяє компаніям передати ведення своєї бухгалтерії професійним фірмам або спеціалістам. Це може бути вигідним рішенням для тих, хто хоче зекономити час і гроші, покращити якість обліку та зменшити ризики помилок і штрафів. 

Послуги аутсорсингу бухгалтерського обліку можуть включати різні види робіт, залежно від потреб і бажань клієнта. Основні види послуг, які зазвичай надаються, такі:

  1. Ведення первинної документації, касових та банківських операцій, розрахунків з контрагентами та бюджетування.
  2. Розрахунок заробітної плати, податків, соціальних внесків та інших обов’язкових платежів.
  3. Складання та подання податкової, статистичної та іншої звітності до контролюючих органів.
  4. Консультування з питань бухгалтерського обліку, оподаткування, оптимізації витрат та інших фінансових питань.
  5. Представництво інтересів клієнта при перевірках контролюючими органами, захист в судах та апеляційних інстанціях.

Вибрати надійного партнера для аутсорсингу бухгалтерії — це важливий крок, який потребує уважностi та аналiзу. Для цього слід враховувати такі критерії:

  1. Репутація та досвід фірми або спеціаліста на ринку.
  2. Компетентнiсть та квалiфiкацiя персоналу. 
  3. Якість та швидкість надання послуг. 
  4. Вартість та умови оплати послуг.

Перевести бухгалтерський облік на аутсорсинг — це завдання, яке потребує планування та підготовки. Для цього слід виконати такі кроки:

  1. Проаналізувати поточний стан бухгалтерського обліку, визначити проблемні місця, очікування та цілі від переходу.
  2. Обрати надійного партнера, використовуючи критерії, зазначені в попередньому пункті.
  3. Укласти договір про аутсорсинг бухгалтерського обліку, в якому чітко прописати обсяг та види послуг, права та обов’язки сторін, умови оплати та відповідальності, порядок розриву договору тощо.
  4. Передати необхідну документацію та інформацію партнеру, організувати доступ до програм і систем, якими користується компанія.
  5. Налаштувати процеси взаємодії та документообороту між компанією і партнером, встановити способи комунікації та зворотного зв’язку, контролю та корекції роботи.

Аутсорсинг бухгалтерського обліку — це сучасний і ефективний спосіб оптимізації бухгалтерської функції в компанії. Він 100%-во допомагає зекономити час та гроші, але має багато «підводних каменів», які слід враховувати.


Ви експерт? Поділіться досвідом на busyb
Сподобалась стаття? Читайте нас в телеграм